檔案文檔保管人員都應該知道，保管檔案文件最適宜的溫度是14-18℃，最適宜的相對濕度是50%-65%，這樣的溫濕度對延長檔案文件的壽命是最為有利的。溫濕度與文件紙張和字跡的耐久性有密切的關系，不適宜的溫濕度對文件有多方面的破壞作用。
在濕度正常情況下，庫房內溫度過高，紙張中原有水分蒸發(原有含水約7-8%)，文件就干燥、變脆，耐折程度降低;劣質紙張中所含有的木質素變色發黃，促進紙張中有害雜質對紙張的破壞。實驗證明，溫度上升10℃，文件中所含雜質(如酸等)對文件紙張纖維破壞的速度就會加塊1-2倍。庫房內濕度忽高忽低時，一方面可使相對濕度過大或過低，另一方面，檔案、文件紙張纖維因熱脹冷縮是使紙張強度降低。
濕度過大時，庫內文件容易生霉并使其有害細菌(霉菌)繁殖。霉菌對文件的破壞作用非常大，會造成文件、檔案字跡模糊不清，失去其保管價值。濕度忽高忽低時，同樣會因紙張纖維遇濕膨脹、干燥、收縮，使紙張強度受到影響。
高溫高濕條件下，紙張中的有害物質對紙張的破壞作用更大。對于色彩眷寫油墨的字跡、彩色墨水的字跡，以及復寫字跡也可能因高溫高濕發生涸化而模糊不清。有的因受潮而使文件粘連成紙磚，有的甚至發生霉爛和產生蟲害。顯然，濕度過低，對檔案文件的庫存保管也是不利的。總之，檔案文件庫房的溫、濕度，應盡可能保持在一定的限度內，以維護檔案、文件的安全和完整。
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